На головну   всі книги   до розділу   зміст
1 2 3 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 17 18 20 21 22 23 24 25 26

1.2. Документи в бухгалтерському обліку повинні виконувати роль, передбачену Законом

Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. «Об бухгалтерську уче-р

» визначає бухгалтерський облік як впорядковану систему сбо^,

реєстрації і узагальнення інформації в грошовому вираженні

майні, зобов'язаннях організацій і їх русі шляхом

тошного, безперервного і документального обліку всіх хозяйственIX

операцій (і. 1 ст. 1 Закони). Таким чином, бухгалтерський облік

рлжен забезпечувати безперервне, повсякденне і документаль-ес

відображення кожної виконаної господарської операції.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і соблю-нис

законодавства при виконанні господарських операцій

¦сут керівники організацій (п. 1 ст. 6 Закони). Згідно ст. 2

¦дсрального закону - це керівник виконавчого органу

¦ганизації або особа, відповідальна за ведіння справ організації.

> мс того, на керівника покладена відповідальність за хране-:

облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку і бухгал^

ской звітності (п. 3 ст. 17 Закони).

У залежності від об'єму облікової роботи організації, це про-водствснно-тсхничсских і організаційно-економічних осо-«юстей керівник може: заснувати бухгалтерську службу як руктурнос підрозділ, очолюваний головним бухгалтером; мережі в штат посада бухгалтера; передати на договірних

11

початках ведіння бухгалтерського обліку централізованої бухгалтерії, спеціалізованої організації або бухгалтеру-фахівцю; вести бухгалтерський облік особисто (п. 2 ст. 6 Закони).

Незалежно від структури бухгалтерської служби облік майна, зобов'язань і господарських операцій повинен вестися в рублях; шляхом двійчастого запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку, включених в робочий план рахунків бухгалтерського обліку; безперервно з моменту державної реєстрації юридичної особи до його реорганізації або ліквідації в порядку, вуста^ новленном законодавством Російської Федерації.

Згідно ст. 7 Федерального закону забезпечення відповідності здійснюваних господарських операцій законодавству Російській Федерації, контроль за рухом майна і виконанням зобов'язань покладені на головного бухгалтера организації.'^ Він також несе відповідальність за формування обліковою політик ки, ведіння бухгалтерського обліку, своєчасне представлень повної і достовірної бухгалтерської звітності. При поступлени¦ документів по господарських операціях, що суперечать з нодательству або порушуючим договірну і фінансову циплину, головний бухгалтер приймає їх до виконання тольк^ письмового розпорядження керівника, який несе всю полн¦ ту відповідальність за наслідки здійснення таких операци Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кред] ние зобов'язання вважаються недійсними і не повинні П¦ ниматься до виконання (п. 3 ст. 7 Закони).

У разі ухиляння від ведіння бухгалтерського обліку в поряд

встановленому законодавством Російської Федерації і ' I

мативними актами органів, що здійснюють регулювання'

галтерского обліку, спотворення бухгалтерської звітності і н1к

людения термінів її представлення і публікації керівники^

низаций і інші особи, відповідальні за організацію і вр

бухгалтерського обліку, притягуються до адміністративної мул~

ловной відповідальності відповідно до законодавства'

сийской Федерації (ст. 18 Закону). ^

Основою для ведіння бухгалтерського обліку являютс* винні облікові документи, якими повинні оформля господарські операції (ст. 9 Закону).

12

Порядок застосування і оформлення первинних облікових документів регулюється наступними нормативними актами: Федеральним законом «Про бухгалтерський облік», Положенням по ведінню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженим Наказом Міністерства фінансів РФ від 29 липня 1998 р. № 34н; Положенням про документи і документоI

обороті в бухгалтерському обліку, затвердженим Наказом Міністерства фінансів СРСР від 29 липня 1983 р. № 105; Рішенням Центральної експертно-перевірочної комісії Федеральної архівної служби РФ і Центральної експертної комісії Державної податкової служби РФ «Про зміну термінів зберігання документів бухгалтерського обліку», затвердженим Наказом Госналогслуж"

би РФ і Росархива від 27 червня 1996 р.; Постановою Уряду РФ «Про первинні облікові документи» від 8 липня 1997 р. № 835; спільною Постановою Міністерства фінансів РФ і Держкомстат РФ «Про затвердження порядку поетапного введення в організаціях незалежно від форми власності, що здійснюють діяльність на території Російській Федерації, уніфікованих форм первинної облікової документації» від 18 липня 1998 р. № 27н; Постановою Держкомстат РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації по обліку труда і його оплати, основних коштів і нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних і бистроизнашивающихся предметів, робіт в капітальному будівництві» від 30 жовтня 1997 р. № 71а; Постановою Держкомстат РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації по обліку касових операцій, по обліку результатів інвентаризації» від 18 серпня 1998 р. № 88 (із змінами, внесеними Постановою Держкомстат РФ від 3 травня 2000 р.); Постановою Держкомстат РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації пр обліку торгових операцій» від 25 грудня 1998 р. № 132.

Згідно з вищепереліченими нормативними актами до оформлення первинних облікових документів пред'являються наступні вимоги:

- для складання документів використовуються бланки діючих форм, затверджених Держкомстат РФ і уніфікованих форм первинної облікової документації, що містяться в альбомах.

13

Документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити наступні обов'язкові реквізити: найменування і дата складання документа; найменування організації, від імені якої складений документ; коротке змісту господарської операції і це вимірювачі в натуральному і грошовому вираженні; найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність це оформлення; особисті підписи вказаних осіб і їх розшифровки.

У залежності від характеру операцій, вимог нормативних актів, методичних вказівок по бухгалтерському обліку і технології обробки облікової інформації в первинні документи можуть бути включені додаткові реквізити;

записи в первинних документах повинні проводитися чер

нилами, пастою кулькових ручок, за допомогою пишучих машин,

коштів механізації і іншими коштами, що забезпечують

збереження цих записів протягом часу, встановленого для

їх зберігання в архіві. Забороняється використати для запису про

стій олівець;

право підпису первинних облікових документів мають обличчя,

перелік яких затверджений керівником організації по согла

суненню з головним бухгалтером. Документи, які оформле

ни господарські операції з грошовими коштами, подписива

ются керівником організації і головним бухгалтером або упол

номоченними на те особами;

виправлення в первинні облікові документи можуть вносити

ця лише по узгодженню з учасниками господарських операцій,

що повинне бути підтверджено підписами тих же осіб, які під

писали документи, з вказівкою дати внесення виправлень. При

цьому внесення виправлень в касові і банківські документи не

допускається;

первинний обліковий документ повинен бути складений в мо

мент здійснення господарської операції, а якщо це нс з'явившись

ляется можливим - безпосередньо після це закінчення. При цьому

операція, відображена в первинному документі, повинна бути закон

ний і реально довершеної.

Первинні документи, що відповідають всім встановленим вимогам, признаються доброякісними і можуть бути приня14

ти до обліку. Документи, нс відповідаючі хоти би одній з перерахованих вимог, є недоброякісними. Недоброякісним вважається документ, неправильно оформлений, що відображає незаконну за своїм змістом операцію або зміст якого нс відповідає фактично виконаній господарській операції.

Прийняття до обліку недоброякісних документів свидетсль-1 з I вуст про недбалість в роботі бухгалтерської служби, що, як пра-^вити, є слідством неналежного контролю за ведінням ^бухгалтерського обліку в організації. Це в свою чергу створює ¦умови, сприяючі здійсненню протиправних діянь. ЦТак, зокрема, заповнення не всіх передбачених формою > первинного документа реквізитів може привести:

- до відображення даних по господарській операції на нснад¦,

лсжащих рахунках бухгалтерського обліку. Наприклад, якщо в первич-

\ном документі неправильно вказано зміст операції (аимеI

нование об'єкта матеріального обліку, характер операції і інші 1'даннис);

до неправильного визначення вартісної оцінки хозяй

ственной операції при відсутності вартісних показників в до

кументе первинного обліку або їх помилковому відображенні;

до повторного відображення в обліку одного і того ж документа

¦( випадку відсутності порядкового номера документа і дати совер¦

шсния операції).

Наявність в прийнятому до обліку документі арифметичних оши-5ок або необумовлених виправлень може спричинити за собою поза-¦сенис спотвореними даними в рахунки бухгалтерського обліку і бухгалтерську звітність.

Відображення в обліку операцій нс в тому періоді, в якому вони 1мсли місце, нерідко відбувається внаслідок невчасного ¦ представлення в бухгалтерію первинних документів, підтверджуючих здійснення операції. Можливо також умисне відображення операцій нс втом періоді, який визначеним-датою під-¦твсрждающсго первинного документа. Прикладом подібних неправомірних дій є неоприбуткування товарно-матсриаль-¦Них цінностей або грошових коштів, що поступили перед інвентаризацією, пред'явлення їх інвентаризаційної комісії і

15

подальше оприбуткування після закінчення інвентаризації. У будь-якому випадку неспівпадання дати здійснення операції по первинному документу і регістру бухгалтерського обліку може привести до спотворення показників при складанні бухгалтерської звітності про результати діяльності організації і податкових розрахунків.

Таким чином, первинні документи, забезпечують достовірність і точність даних бухгалтерського обліку і служать основним джерелом інформації про господарські операції.

На основі первинних документів складаються зведені облікові документи, призначені для узагальнення господарських операцій, відображених в декількох первинних документах. Наприклад, звіт касира, складений на основі прибуткових і витратних касових ордерів. По своїй суті зведені документи є реєстром (зведенням) первинних документів, переданих в бухгалтерію. Тому відомості, що містяться в зведеній документації, повинні підтверджуватися даними відповідних первинних документів.

Наявність протиріч в змісті зведених і первинних документів свідчить про можливі зловживання з боку осіб, які зробили записи в цих зведених документах. Протиріччя можуть виражатися в наступному: відсутність в зведеному документі запису про господарську операцію, відображену в первинному документі; наявність в зведеному документі запису, не підтвердженого первинним документом; різне відображення однієї і тієї ж господарської операції в зведеному і первинному дока^ ментах. Виявити подібного роду суперечності можна шляхом зіставлення даних зведених і первинних документів. Тому в процесі бухгалтерської обробки документів, що поступили в бухгалтерію, повинна перевірятися доброкачественность кожного документа.

Інформація, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах, нагромаджується і систематизується в регістрах бухгалтерського обліку. Облікові регістри можуть вестися в спеціальних книгах (журналах), на окремих листах і картках, у вигляді машинограмм, отриманих при використанні обчислювальної техніки, а також на магнітних стрічках, дисках, дискетах і інакших машинних носіях. Форми регістрів бухгалтерського обліку разрабати16?

*аются і рекомендуються Міністерством фінансів Російської сдерації, органами, яким федеральними законами надано право регулювання бухгалтерського обліку, або федеральними органами виконавчої влади, організаціями при дотриманні ними загальних методичних принципів бухгалтерського обліку. Згідно з вимогами ст. 10 Федерального закону господарські операції повинні відбиватися в регістрах бухгалтерського уче-га в хронологічній послідовності і групуватися по со-гветствующим рахунках бухгалтерського обліку. Правильність отра-гниючи господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку ^забезпечують осіб, що склали і що підписали їх.

Таким чином, фактично довершена господарська опера-¦ция спочатку відбивається в документі первинного обліку, а ¦потім на основі даних цього документа - в облікових регист-ах. Тому основна вимога, що пред'являється до регістрів бух-Цгалтсрского обліку,- це правильність записів в них і соответ-¦ствие цих записів первинним документам.

Неправильне відображення господарських операцій в облікових ^регістрах може бути слідством не тільки випадкової помилки працівника бухгалтерії, але і результатом навмисних дій по «спотворенню даних обліку. Виявити подібні випадки можна шляхом ^ретельного аналізу записів в облікових регістрах і перевірки по Щ суті тієї операції, яка оформлена таким записом. Справа в ¦¦тому, що вміст запису в рахунках бухгалтерського обліку опреде-¦ ляется даними первинного документа і характером бухгалтерської проводки2. Тому до числа помилкових або явно підроблених записів в рахунках бухгалтерського обліку відносяться: записи, не підтверджені первинними документами або не відповідні змісту первинних документів. Причому в останньому випадку можливі два варіанти; коли зміст бухгалтерською про-:

Бухгалтерська проводка являє собою письмове розпорядження головного бухгалтера про прийняття до обліку первинного документа і про відображення господарської операції в кореспондуючих рахунках бухгалтерського обліку. У проводці вказуються шифри кореспондуючих рахунків, на яких потрібно відобразити господарську операцію, і грошове вираження господарської операції. Проводка завіряється підписом головного бухгалтера.

горілки не відповідає суті господарської операції, відображеній в первинному документі (в бухгалтерській проводці вказані неналежні бухгалтерські рахунки), або проводка складена вірно, але записи зроблені на неналежні рахунки.

Як вже було відмічено вище, облікові регістри служать для накопичення інформації про довершені однорідні господарські операції за певний період: місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік. З облікових регістрів ці відомості переносяться в бухгалтерську звітність, яку зобов'язані складати вага організації. Бухгалтерська звітність підписується керівником і головним бухгалтером організації і складається з бухгалтерського балансу, звіту про прибутки і збитки, додатків до них, передбачених нормативними актами, аудиторського висновку, підтверджуючого достовірність бухгалтерської звітності організації, якщо вона відповідно до федеральних законів підлягає обов'язковому аудиту3, і пояснювальної записки (ст. 13 Закону). Форми бухгалтерської звітності організацій, а також інструкції про порядок їх заповнення затверджуються Міністерством фінансів Російської Федерації.

Як при складанні і обробці первинних документів, так і при записі операцій на основі цих документів в облікові регістри - можливі різні помилки, які необхідно правильно і своєчасно виправляти. При цьому отмстим, що згідно п. 5 ст. 9 Федеральних закони не допускається вносити виправлення в касові і банківські документи.

Основними способами виправлення помилок, які приме-" няются в бухгалтерському обліку, є корректурний спосіб, до* полнитсльная проводка і червоне сторно.

При виправленні помилки корректурним споробом неправильно записані текст або сума закреслюють однією межею так, щоб можна було прочитати виправлене. Правильний запис дс10бязательний

аудит - щорічна аудиторська перевірка ведіння бухгалтерського обліку і фінансової (бухгалтерської) звітності організації або індивідуального підприємця. Випадки обов'язкової аудиторської перевірки визначені ст. 7 Федерального закону від 7 серпня 2001 р. «Про аудиторську діяльність» (із змінами і доповненнями від 14 грудня 2001 р.).

18

на полях документа або внизу з письмовою обмовкою про: правлінні і завіряється підписом осіб, що підписали документ, з казанием дати виправлення.

Додаткова проводка застосовується в тих випадках, коли в парних регістрах вказана занижена сума господарської операції. Для виправлення такої помилки складається додаткова бухгалтерська проводка з вказівкою тих же кореспондую-;*щих рахунків на суму допущеної помилки. Отже, додаткова проводка, по-перше, повинна підтверджуватися первич ним документом, по-друге, загальна сума двох проводок (первона-1чальной і додаткової) повинна відповідати даним пер-Ц вичного документа. Недотримання цих вимог може спричинити I складання бухгалтерських проводок, не заснованих на первинних документах (бездокументальних проводок).

У основі способу червоне сторно лежить складання виправного (сторнировочной) запису. Сторнирование застосовується в наступних випадках: сума господарської операції віднесена на ¦ неналежні рахунки бухгалтерського обліку (т. е. використана неправильна кореспонденція рахунків); сума господарської операції помилково завищена. Подібні помилки виправляються шляхом повторення неправильного запису червоним чорнилом у всіх бухгалтерських рахунках, потім здійснюється новий правильний запис, але ¦ вже звичайним чорнилом. Записи, зроблені червоним чорнилом, в бухгалтерському обліку прийнято вважати негативними, тому при підрахунках такі суми віднімаються із загальних підсумків. Цим і досягається виправлення помилки

Необгрунтоване сторнирование, як правило, використовується з метою приховання розкрадання грошових коштів або матеріальних цінностей або заплутування бухгалтерського обліку. Тому червоне сторно повинне бути обгрунтоване відповідними первинними документами і може застосовуватися тільки у разі дійсної необхідності. Причому виправленню повинні бути піддані записи у всіх рахунках, які були Використані для відображення господарської операції. У іншому випадку буде складено так називасмос «одностороннє сторно», використання якого в бухгалтерському обліку не допускається.

Такі основні вимоги, що пред'являються до ведіння бухгалтерського обліку і оформлення бухгалтерської документації. При

19

цьому відмітимо, що жодне з перерахованих вище порушень, що допускаються при складанні бухгалтерських документів, саме по собі не свідчить про зловживання. Необхідний аналіз всього комплексу документів, прямо або що непрямо відображають господарську операцію, оформлену дефектними документами і записами в облікових регістрах.